A tatabányai önkormányzat és a polgármesteri hivatal minden szerződését a CRAFT rendszerben kezeli. A bevezetés során a szerződések átemelésre kerültek a korábban használt nyilvántartásokból. A migráció többféle adatforrásból dolgozott, többek között adatbázis táblákból és Excel táblázatokból. A migráció során nagyfokú adattisztítás is történt:

• Szerződéstípusok egységesítése
• Többszörösen nyilvántartott szerződő partnerek összevonása
• Szervezeti egységek egységesítése

A CRAFT Szerződéstár rendszer a szerződésekről minden lényeges adatot nyilván tart, ezek alapján a szerződések könnyen kereshetőek. A rendszer, ahol az rendelkezésre áll, tárolja és megjeleníti a szerződés szkennelt képét is. A szerződések visszamenőleges digitalizálása folyamatosan zajlik a tatabányai önkormányzatnál.

A rendszer a CRAFT megújult web böngészős felhasználói felületét használja. Ez a modern, reszponzív felület lehetővé teszi a szerződések elérését bárhonnan, bármilyen eszközről (PC, Tablet, Telefon). Az illetéktelen hozzáféréstől a CRAFT jogosultság rendszere védi a szerződéseket. Ennek segítségével számos ismérv alapján (tulajdonos, szerződés típus, bizalmassági besorolás, stb.) szabályozható, hogy ki mely szerződésekhez fér hozzá.

Nagy örömmel fogadtuk a tesztfázis tapasztalatai alapján a felhasználók visszajelzéseit. Ezek kiemelik az esztétikus megjelenést, a könnyen használható, intuitív felületet (a szerződések felvitelét pl. varázsló segíti). A rendszer funkcionalitása sok tekintetben túlszárnyalja a megrendelő elvárásait:

• A dokumentum képének beágyazott megjelenítése
• Mellékletek kezelése
• Szerződéshez kötött feljegyzések kezelése
• Szerződéshez köthető dokumentumok (Teljesítés igazolás, Számla, stb.) nyilvántartása
• Szerződéshez köthető állományok (pl. Kalkulációk, Helyszínrajzok, Fotók) nyilvántartása
• Partnerdossziék használata a partner adatainak és szerződéseinek nyilvántartására

A CRAFT Szerződéstár egy célfeladatra készült, önmagában megálló rendszer, amely azonban a szerteágazó feladatokat ellátó nagyvállalati CRAFT rendszerekkel azonos alapokra épült. A Szerződéstár rendszer maga is tartalmaz opcionális elemeket (Sablon alapú szerződés generálás, Szerződés előállítási folyamat támogatása), illetve bővíthető a CRAFT rendszer más moduljaival is.

A rendszer bevezetéséről további információk a tatabányai önkormányzat honlapján olvashatóak.

A rendszert bemutató videó itt érhető el. A szerződéstár részletes ismertetőjét itt tekintheti meg.

The post CRAFT Szerződéstár Tatabánya Megyei Jogú Város Önkormányzatánál appeared first on Cardinal Kft..