Gyakori feladat az olyan irat vagy dokumentum előállítása, amely egy korábban már létrehozott iratra épül csak az egyes mezőket kell felcserélni egy másik ügyfél adataival. Ilyen esetekben egyszerűbb és gyorsabb a feladat megoldása, ha ezeket egy sablontárból kiválasztható mintából állítjuk elő, mely tartalmazza irataink változatlan szövegrészleteit és a szövegszerkesztőt használva, azt csak az adott esetre jellemző egyedi adatokkal kell kitölteni. Az iratok gyorsabb létrehozása mellett lehetővé válik sablonjaink egységes kialakítása, szükség esetén módosításuk. A sablonok módosításába több munkacsoport is bevonható, így azokat a jogi részleg is időben tudja véglegesíteni.
Az iratok mindig a megfelelő formában és tartalommal elkészíthetőek.
A sablonok létrehozása és módosítása ellenőrzött, jogosultsághoz kötött folyamat, így elkerülhető a helytelen tartalmú levelek előállítása.
A sablonok változásait felügyelheti a jogi részleg – elkerülve ezzel későbbi jogvitákat.
Támogatja az új belépők betanítását, hisz nem kell mindenkinek megtanítani az adott irattípusnál alkalmazandó formai és tartalmi követelményeket.
Lehetővé teszi a saját igény szerinti, testre szabható sablonok kialakítását.
A cég egyéb rendszereivel együttműködve megoldást ad a társrendszerek iratgenerálási problémáira is.
