A projektek dokumentálása, azok bonyolultsága miatt elkerülhetetlen feladat. Ennek megvalósítására a szereplők rendszerint egy mindenki számára elérhető könyvtárat hoznak létre, ahol gyűjtik a projekt dokumentumait. Természetesen mindig vannak olyan előkészítő anyagok, megbeszélés-jegyzetek melyek a létrehozó saját gépén kerülnek mentésre vagy csak e-mail formájában jutnak el a címzettekhez. Ezek utólagos elérése nem mindig biztosítható, így ezek a dokumentumok elveszhetnek. Érdemes tehát a projekt teljes dokumentációját (fájlokat, mail-t, feladatokat) egy erre a célra kialakított rendszerben tárolni. Egy ilyen rendszer sablonokkal segítheti a dokumentumok létrehozását, jelezheti, ha valamely dokumentum még nem készült el, támogatja a csoportmunkát és a dokumentumok verzió-kezelt tárolását.
A projekthez kapcsolódó összes dokumentum egy helyen, fontosságuk szerint kategorizálva tárolódik.
A sablonok segítenek az egységes dokumentum-szerkezet kialakításában.
A dokumentumok létrehozási és jóváhagyási folyamatai jól definiáltak, és könnyen illeszkednek az általános ügymenet-támogató rendszerhez.
