A cég iratainak, dokumentumainak összegyűjtése és több szempont szerinti kategorizálása lehetővé teszi számunkra, hogy az irataink biztonságosan és mindig elérhető módon tárolódjanak. Az így összegyűjtött tudás megosztása lehet egy dokumtumkezelő rendszer feladata, de lehetőséget adhatunk arra is, hogy különböző egyéb rendszereink a saját igényeik és a jogosultságuk alapján hozzáférjenek ehhez az irattömeghez.
A kapcsolódó rendszerek így mentesülnek a náluk kezelt dokumentumok tárolásának feladatától és inkább a szakmai feladatuk ellátására koncentrálhatnak. Amennyiben egy adott rendszerben dokumentum keletkezik, akkor azt betárolhatja a Content management rendszerbe, majd amikor szüksége van egy dokumentum elérésére bármikor elkérheti onnan.
Sok cég működtet olyan rendszert, mely internetes felületen keresztül biztosítja az ügyféligények kielégítését. Ezen rendszerek általában engedélyezik a felhasználóknak, hogy dokumentumokat töltsenek fel vagy a cég által előállított iratokat töltsenek le. Ezek az iratok egyébként megjelennek a dokumentumkezelő rendszerben is, így vagy két helyen tároljuk őket vagy átadjuk egy közös tárolóeszköznek, ami mindkét rendszerünk számára biztosítja az iratok elérését.
Központilag menedzselhető mentési folyamatok, nem kell minden rendszer saját adatállományát külön-külön kezelni.
A többszörös tárolás elkerülése, mert ha több rendszer is használja ugyanazt az iratot, akkor nem kell mindegyikbe betárolni.
Egységes elektronikus selejtezés megvalósíthatósága.
